En fyra år gammal artikel från Harvard Business Review har fått nytt liv i mitt Facebook-flöde i veckan. Jag läste Daniel Markovitz artikel To-do lists don't work redan när den publicerades 2012 och tycker att texten har sina poänger.
Men jag hade problem med huvudbudskapet redan då och det har inte förändrats:
Stop making to-do lists. They’re simply setting you up for failure and frustration.
Problemet med att göra-listorna är enligt Markovitz bland annat att de innehåller för mycket och eftersom sakerna på den är av så olika karaktär – hur viktiga de är, hur lång tid de tar att göra, hur mycket energi de kräver – blir det svårt att använda listorna för att prioritera i arbetet och till slut blir de bara ett dåligt samvete.
Lösningen är enligt texten att slopa listorna och istället skriva upp allt som ska göras i kalendern. I kalendern är nämligen en av de mest begränsande faktorerna under en (arbets-)dag tydlig: Tiden du har till ditt förfogande.
I kalendern ser du vilka möten du har inbokade och därmed också hur mycket tid du som finns över till eget arbete:
It’s an eye-opening exercise: you’ll probably find that it’s tough — if not impossible — to find a place for everything. But this is the reality of your life. You’ve simply used the calendar to paint a true picture of the time commitments you have on your plate.
Markovitz har givetvis helt rätt när det gäller helikopterperspektivet som kalendern ger.
Men att följa hans råd fullt ut – ditch the to-do lists, and start living in your calendar today – är enligt min mening helt vansinnigt, ett angreppssätt som leder raka vägen till missade deadlines.
Detta av två anledningar, som jag tangerade när jag skrev om kalendrar i våras.
För det första: Står saker och ting i kalendern är det i någon mening en deadline, något som ska göras en viss dag, en viss tid. Men Markovitz förslag är i praktiken att hantera även sånt som inte har en deadline som en deadline. Och det är lurigt. Bara saker med ett skarpt slutdatum ska ha ett slutdatum. Eftersom hela syftet med en kalender är att visa vad som är på agendan en viss dag innebär det också att allt som står uppskrivet på kalendern idag hör till historien imorgon. Inte nödvändigtvis i bemärkelsen "är avklarat" men i bemärkelsen "inom synhåll". Och därmed är risken stor att det som inte blev gjort istället har blivit bortglömt.
För det andra: Uppgifterna som Markovitz skriver upp i sin kalender måste han hämta någonstans ifrån. Är det inte från en lista så är det från minnet. Och då är risken stor att det som ska kommas ihåg i själva verket blir bortglömt.
Som av en tillfällighet var Markovitz gamla artikel inte den ena om kalender vs. uppgiftslistor som dök upp i mitt flöde i veckan. I en serie texter tog sig även Patrick Rhone an samma fråga. Ur ett lite annat perspektiv men framför allt med en annan slutsats:
The down-and-dirty of making this work is to treat yourself and the things you have committed to doing that don’t involve other people directly just as importantly as that meeting or doctors appointment. The first step to doing that, I’ve found, is to give them space in the place next to all the other time based commitments you have made — on your calendar. Further, I would argue that until you do so you will continue to feel like you are scrambling just to keep up.
Precis som Markovitz konstaterar Rhone att en av de mest begränsade faktorerna är tid. Vi hinner sällan göra allt vi vill eller ens det vi måste. Lösningen är enligt Rhone att använda listor och kalender tillsammans: Plocka uppgifter från listan och lägg i dem som bokningar i kalendern. Det är är ett sätt att skaffa en realistisk plan för dagen.
Listorna får representera det som behöver göras, på sikt. Välj det du behöver/vill/har möjlighet att jobba med eller ägna dig åt under morgondagen, lägg in det i kalendern och ha samma förhållningssätt till de bokningar som du gör med dig själv som dem du gör med andra: Avboka – det vill säga ändra din plan – bara om du absolut måste.
Jag är övertygad om att det är rätt väg för att få rätt saker – och på sikt mer saker – gjorda.